Esse texto foi baseado no livro “Reengenharia na prática – Metodologia do projeto com formulários” de Tadeu Cruz.
O que é a reengenharia?
“Reengenharia é um método conduzido de cima para baixo numa empresa, com o objetivo de rever e recriar um processo de trabalho a fim de conseguir melhorias dramaticamente expressivas!” – Dessa forma Tadeu Cruz define a reengenharia.
A reengenharia, portanto, é uma aplicação que segue a estrutura hierárquica da empresa implementada das lideranças para os liderados de forma a evitar com que vícios do processo se perpetuem. Frases do tipo: “sempre foi assim”; “porque mandaram fazer assim”; passam a não serem aceitas e, no lugar, toma-se a necessidade de explicação e motivos de um processo e/ou atividade ser dessa forma. Assim, considerando a empresa como um corpo, um conjunto dinâmico e vivo de processos que se interdependem, o mal funcionamento de um acarretará no baixo desempenho de outro.
Quando se fala de uma empresa que busca a reengenharia é comum pensar em melhorias de um processo ou da visão de processos, mas a real reengenharia busca avanços que extrapolam métodos comuns de melhoria contínua como o PDCA ou Kaizen. Na reengenharia, melhorias de 100%, 200% é a média. Essas vêm através da implementação de Tecnologias da Informação (TI) que, quando usadas da forma correta, automatizam, possibilitam agilidade e redução de mão de obra, agora, desnecessária.
Tadeu afirma ainda que, para a reengenharia não existem verdades absolutas ou processos que já estão perfeitos. Tudo e todos devem e serão questionados para, depois de uma análise crítica, ser reformulado da forma mais racional e visando otimizações possíveis. Isso significa, na prática, que nem sempre uma reengenharia pode ser uma atividade “boa” de ser feita. Muitas vezes, o funcionário é demitido pois já não há mais espaço ou função útil na empresa.
Mudanças que podem ocorrer em uma empresa que aplica a reengenharia:
Agora, após a aplicação da reengenharia, a empresa passa a ter uma nova cara. Mais dinâmica e com processos que exigem a consciência das lideranças e funcionários. Esses trabalham juntos para modificar, criar e melhorar processos que estão envolvidos.
A organização minimiza os funcionários encostados, que sobrevivem à custas dos outros, pois o foco em objetivos, e não mais em atividades micro, passa a ser o centro. Logo, é beneficiado aquele que trabalha e cria valor nas suas atividades. Atividades essas que tem como foco o cliente, pois é esse quem realmente paga o salário do funcionário.
As lideranças passam a trabalhar como uma união aos seus liderados. A conhecida liderança por exemplo.
O que leva ao fracasso?
Normalmente empresas que tentam aplicar a reengenharia cometem alguns erros que podem gerar maiores perdas que ganhos.
Empresas cujo lideranças pensam apenas no corte de pessoal é uma delas. Essas esquecem todas as promessas feitas antes dos cortes e acabam por reduzir membros sem dar o devido suporte para os que ficaram. Assim, os que ficaram passam a apresentar números piores que antes, quanto ao objetivo final. Claro! O mesmo trabalho passa a ser desenvolvido, sem grandes alterações por menos pessoas. Isso só pode levar a resultados ruins.
Outro erro comum é quanto a relação do consultor e empresa. Quando um consultor assume a responsabilidade de estruturar, além do suporte da empresa, esse precisa contar com o comprometimento para a causa. O consultor não pode abandonar o barco no meio da tempestade.
Além disso, a falta de comprometimento de suporte dos fornecedores de softwares e terceirizados pode ser a linha tênue entre melhorar ou piorar um processo. Por isso, escolha muito bem quem será o responsável por implementar novas ferramentas de TI na sua empresa.
Consultores mal selecionados, equipe não engajada para a mudança, empresa que não aceita as mudanças. Além desses fatores, a falta de comunicação e a implementação daquilo que Tadeu chama de “falsa reengenharia” são, para mim, as principais causas de falhas em uma reengenharia.
A falta de comunicação pode gerar todos os problemas anteriores citados. Os consultores, às vezes muito bem qualificados, podem ser mal vistos devido a uma comunicação falha. Já engajamento para a mudança da empresa de funcionários e lideranças precisam ser desenvolvidos e mantidos por uma comunicação bem feita. Além disso, a “falsa reengenharia”, em que as lideranças a buscam apenas para corte de pessoal e, consequentemente, corte de gastos, na maioria das vezes, gera mais problemas que soluções.
Etapas para Realizar a reengenharia
Para realizar esse método na sua empresa, o processo pode ser dividido em 11 etapas, mas antes disso é necessário definir onde a reengenharia terá maior efeito. Para isso, recomenda-se o uso do diagrama de Ishikawa. Com esse diagrama será possível levantar as causas e efeitos dos problemas.
As etapas da reengenharia são:
1 – A escolha de uma equipe
2 – Descrever o processo
3 – Descrever as funções do processo
4 – Listagem das atividades
5 – Descrever cada atividade
6 – Diagrama das atividades (as interligações de cada atividade)
7 – Custos das atividades
8 – Levantamento da TI (como as atividades estão sendo suportadas pelo TI, como estão usando)
9 – Levantamento dos Fatores Críticos de sucesso ou CSF
10 – Benchmarking
11 – Desenvolvimento do processo
A última etapa pode ser dividida em outras menores para ajudar na construção, são elas: conhecer a TI; criar as novas atividades unidas com a TI; analisar as ligações entre as atividades; criar novas medidas de desempenho; calcular os custos desse novo processo; criar o mapeamento das novas atividades; desenvolver o plano piloto(teste) do novo processo e implementar o novo processo.
Essas etapas podem ser melhor visualizadas no livro “Reengenharia na Prática – Metodologia do projeto com formulários” de Tadeu Cruz. Nesse livro, além de encontrar exemplos de sucesso e fracasso da reengenharia, você irá contar com formulários e tabelas que irão lhe auxiliar na implementação da reengenharia na sua empresa.
Agora que você já tem uma noção sobre o que é e como aplicar a reengenharia entenda um pouco mais sobre as novas tendências e tecnologias que vem transformando o mercado clicando nos links abaixo:
